Por qué NO debes transmitir declaraciones electrónicas desde más de una computadora

Guía técnica y práctica para preparadores de impuestos

Introducción

En muchas oficinas de preparación de impuestos, especialmente durante la temporada alta, es común trabajar con varias computadoras al mismo tiempo. Sin embargo, uno de los errores más frecuentes y más costosos es transmitir declaraciones electrónicas desde más de una computadora usando el mismo EFIN.

Aunque a simple vista parece una práctica inofensiva, esta configuración puede provocar errores técnicos, rechazos del IRS, pérdida de acknowledgments (ACKs) y problemas serios con la base de datos del software de impuestos.

En este artículo te explicamos por qué sucede, cómo funciona realmente la transmisión electrónica y cuál es la forma correcta de configurar tu oficina, ya sea que uses Drake, TaxSlayer u otro software profesional.

1. Cómo funciona realmente la transmisión electrónica (e-file)

Cuando transmites una declaración al IRS:

• Se genera un DCN (Declaration Control Number) único por EFIN.

• El software guarda el envío y espera un ACK del IRS (aceptado o rechazado).

• Ese ACK se almacena en una base de datos local del software.

El problema surge cuando dos computadoras transmiten usando el mismo EFIN, porque cada una mantiene su propia base de datos de envíos. El resultado es:

• ACKs que llegan a una computadora que no tiene la declaración

• Estados inconsistentes (una PC dice “pendiente”, otra “aceptado”)

• Mensajes como “Client Found With No Data”

• Riesgo de retransmisiones duplicadas

• Pérdida de control operativo y documental

2. Por qué el IRS y los proveedores recomiendan UNA sola computadora transmisora

Aunque el IRS no prohíbe explícitamente múltiples computadoras, la responsabilidad del control recae totalmente en el ERO.

Las mejores prácticas del IRS y de los fabricantes de software establecen que:

• Cada EFIN debe tener un solo punto de transmisión

• Todos los ACKs deben recibirse y revisarse desde una misma base de datos

• El historial de envíos debe mantenerse centralizado y auditable

Por eso, tanto Drake como TaxSlayer recomiendan una sola computadora transmisora por EFIN durante toda la temporada.

3. Riesgos reales de transmitir desde varias computadoras

Transmitir desde múltiples PCs puede causar:

• DCN duplicados

• Declaraciones aceptadas que no aparecen como aceptadas

• Retrasos en correcciones de rechazos

• Problemas con productos bancarios

• Fallos en reportes y auditorías internas

• Riesgos de cumplimiento y seguridad de datos

En temporada alta, estos errores se traducen en tiempo perdido, clientes molestos y riesgo operativo.

4. La forma correcta de trabajar con múltiples preparadores

Opción 1: Red centralizada (recomendada – Drake NWClient)

• Una computadora funciona como servidor

• Todas las demás acceden a la misma instalación

• Solo el servidor transmite

• Todos ven los mismos estados en tiempo real

Ventajas:

• Máxima estabilidad

• Un solo punto de transmisión

• Menos errores y mejor control

Opción 2: Red peer-to-peer (TaxSlayer Desktop)

• Todas las PCs tienen el software instalado

• Una computadora es el File Server

• Esa misma PC debe ser la Transmitting Computer

• Las demás solo preparan declaraciones

Regla clave:

Solo una computadora debe tener activada la opción “Transmitir desde esta computadora”.

5. Buenas prácticas para preparadores profesionales

• Define claramente qué computadora transmite

• Nunca transmitas desde estaciones de trabajo

• Usa red cableada, no Wi-Fi

• No abras la misma declaración en dos computadoras

• Centraliza backups y ACKs

• Capacita a tu equipo en el flujo correcto de e-file

Conclusión

Transmitir desde más de una computadora no es solo un “detalle técnico”; es un error que puede afectar directamente la eficiencia, seguridad y cumplimiento de tu oficina de impuestos.

Una configuración correcta no solo evita errores, sino que eleva tu nivel profesional como preparador.

En All Tax Solution creemos que el conocimiento bien aplicado marca la diferencia.